Legalisation und Apostille

Legalisation und Apostille sind amtliche Beglaubigungsvermerke über die Echtheit und Richtigkeit einer Personenstandsurkunde oder sonstigen Urkunde (z.B. Meldebestätigung), wenn diese Urkunde im Ausland verwendet werden soll.

Apostille

Eine Apostille ist ein Vermerk auf einer inländischen Personenstandsurkunde (Geburts- Heirats- oder Sterbeurkunde oder Meldebescheinigung) entsprechend dem Haager Abkommen v. 05.10.1961. Das sog. Apostille-Verfahren wird als "abgekürztes bzw. vereinfachtes Beglaubigungsverfahren" bezeichnet und gilt nur für bestimmte Vertragsstaaten, deren Urkundensystem als zuverlässig eingestuft wurde.
Dieser Vermerk bescheinigt die Echtheit der Urkunde mit dem sog. Überbeglaubigungsvermerk, der sog. "Apostille". Diese Apostille stellt in Oberbayern die Regierung von Oberbayern aus.
Bevor der Bedienstete der Regierung von Oberbayern  die Apostille auf der Rückseite der Urkunde auftragen kann , müssen die Urkunden von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde (z.B. dem Landratsamt) "vorbeglaubigt", also auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Des Weiteren wird die Echtheit des Dienstsiegel des Standesamtes und die Echtheit der Unterschrift des Standesbeamten geprüft.
Hierzu bedient sich die Kreisverwaltungsbehörde einer Unterschriftsprobe aller Standesbeamten, die im Landkreis bestellt sind oder waren, denn es können auch ältere Urkunden zur Vorbeglaubigung vorgelegt werden, deren Unterschrift vor ca. 20 Jahren erteilt wurde. Eine Vorlage älterer Urkunden sollte i. d. R. nicht erfolgen, weil nicht sicher ist, ob der Staat, in der die Urkunde verwendet werden soll, die Urkunde akzeptiert.

Muster einer Apostille auf einer deutschen Personenstandsurkunde
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» Liste der Apostille-Staaten

Legalisation

Legalistion deutscher Urkunden zur Verwendung im Ausland:
Das Legalisationsverfahren kommt immer dann zur Anwendung, wenn eine Personenstandsurkunde oder sonstige Urkunde in einem ausländischen Staat verwendet werden soll, für das das Apostille-Verfahren vertraglich nicht vorgesehen ist..
Der Legalisationsvermerk bescheinigt, wie der Apostille-Vermerk, die Echtheit der Urkunde mit dem sog. Überbeglaubigungsvermerken. Diese Legalisation stellt in Deutschland das jeweilige ausländische Generalkonsulat oder Botschaft aus, in dem Staat, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Das Legalisationsverfahren bezeichnet man als sog. "ungekürztes Verfahren". Dies deshalb, weil der Betreffende, der eine Urkunde legalisieren will, eine zusätzliche Behörde aufsuchen muss, um die Urkunde mit Legalisation erhalten zu können.

Als ersten Schritt muss die Personenstandsurkunde von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde bzw. dem Landkreis in dem sie ausgestellt wurde, vorbeglaubigt werden.
Danach muß bei der zuständigen Bezirksregierung (in Oberbayern Regierung von Oberbayern) die eigentliche Beglaubigung vorgenommen werden. Dies geschieht so, dass eine Liste der tätigen Standesbeamten bei der Kreisverwaltungsbehörde hinterlegt ist. Die Unterschriften der ermächtigten Kreisverwaltungs-Bediensteten ist wiederum bei der zuständigen Regierung (in unserem Fall: Regierung von Oberbayern) hinterlegt. So kann die Regierung von Oberbayern die Unterschrift des zuständigen Landratsamtes prüfen.
Neben der Unterschrift muss auch die Urkunde inhaltlich und das Dienstsiegel auf Echtheit überprüft werden (siehe auch Apostille-Verfahren).
 
Nach der Beglaubigung durch die zuständige Regierung muss die Urkunde der zuständigen ausländischen Vertretung, in der die Urkunde verwendet werden soll ,vorgelegt werden. Bei Vorliegen aller Voraussetzungen trägt dann die ausländische Vertretung den sog. Legalisations-Vermerk auf. Erst dann kann die deutsche Urkunde z.B. in Braslien verwandt werden.

Umgekehrt verlangen deutsche Behörden eine "Legalisation" brasilianischer Urkunden oder oder eine "Apostille" bei Vertragsstaaten.
Im Fall Brasilien muss die Personenstandsurkunde vorerst bei höheren braslilianischen Behörden vorbeglaubigt und beglaubigt werden, bevor die zuständige deutsche Auslandsvertretung in Brasilien den sog. Legalistations-Vermerk anbringt. 

Muster einer Legalisation auf einer ukrainischen Personenstandsurkunde
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In sog. "unsicheren Urkundenstaaten" kann eine Beglaubigung der Echtheit im Rahmen des Apostille- und Legalisationsverfahrens nicht durchgeführt werden. Dies sind insbesondere derzeit folgende Staaten:

Äquatorialguinea, Afghanistan, Aserbeidschan, Bangladesh, Benin, Cote dÌvoire, Dominikanische Republik, Dschibuti, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Haiti, Indien, Kambodscha, Kamerun, Kenia, Kongo (Demokratische Rep), Kongo (Republik), Laos, Liberia, Marokko, Mongolei, Nepal, Nigeria, Pakistan, Philippinen, Ruanda, Senegal, Sierra Leone, Sri Lanka, Togo, Tschad, Uganda, Usbekistan, Vietnam, Zentralafrikanische Republik

Für ausländische Urkunden gelten die o.g. Ausführungen entsprechend.